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Productividad: Ideas para lograr más y perder menos tiempo

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June 07
11:14 2019

Por Eva Reinoso Tejada

Para aquellos que trabajan bien duro durante ocho horas cada día, o a veces más, y salen de su oficina prácticamente arrastrándose del cansancio, y con una sensación de insatisfacción, con más trabajo en su escritorio del que comenzaron en la mañana… ¡Hola! ya somos dos.

Siempre he tenido el empuje de trabajar duro y mucho, y de llenar mi día con actividades, y de hacer una lista bien larga en las mañanas, con la esperanza de tenerla toda tachada cuando me subo a mi carro en la tarde para irme a mi casa. No sé, siento que, si no hago eso, he desperdiciado un día productivo en mi vida. Por eso me llamó mucho la atención un artículo escrito por Cynthia Howard, coach y experta en rendimiento, y autora del libro “Resilient Leader, Mindset Makeover” (El líder flexible, cambio de mentalidad). Cuando lo leí, pensé que esta mujer me estaba hablando directamente a mí, como tomándonos un café. Les comparto las cosas más interesantes que aprendí de esta lectura.

Howard explica que en América batallamos completando proyectos en el trabajo y muchas personas pasan menos del 25 por ciento de su tiempo en cosas importantes. Entonces me pregunto: ¿Y qué hacemos con el otro 75% del tiempo? Pues hacemos de todo: Contestamos correos electrónicos, nos sentamos en reuniones, resolvemos problemas, usamos las redes, y conversamos -y hasta peleamos- con nuestros compañeros de trabajo. De los puntos anteriores acepto que resolver problemas y responder correos es probablemente lo más productivo de la lista; pero lo demás la verdad se podía reconsiderar.

El gran problema son las distracciones, que nos descarrilan de nuestro objetivo y nos hacen perder el tiempo. Por eso es que la autora dice que estas interrupciones nos hacen “echar a un lado el trabajo que es realmente importante”. La solución que sugiere la coach para esto es el “crear un plan operativo que deje en claro el tiempo necesario para hacer el trabajo y planear las tareas basadas en lo urgentes que son.”

También comenta la autora sobre la falta de priorización. Al tener mucha carga de trabajo es fácil distraernos con el drama de los demás y el de uno mismo. La solución es mantener el ojo en los objetivos de largo plazo y dejar que la lista de prioridades fluya desde ahí. Es bueno “visualizar tu trabajo”, si es posible en una cartelera. También es bueno limitar el número de trabajos en proceso que tenemos a la vez, para minimizar los errores y evitar el agotamiento o “burn-out”. Les confieso que este particular punto a mí me cuesta mucho trabajo. Creo que tengo de vicio el querer hacer mil cosas a la vez.

Existe otro problema que afecta nuestra productividad, y es el “status-quo”. Si en su empresa las cosas “siempre se han hecho de esta manera” y usted se da cuenta que pudiera hacerse de otra manera mejor, no debe temer en proponer cambios. No se pueden imponer los cambios, pero a lo mejor algo como “¿Y si probáramos de hacer esto de esta otra manera?”

Y el último punto que hace la autora, que me parece el más importante, es el DRAMA. El drama es una fuerza que consume nuestra energía más rápido que cualquier otra cosa en el trabajo. Para lograr progreso, lo primero que debemos hacer es un diagnóstico de nuestro propio drama, luego nos podemos preocupar del de los demás. ¿Seremos de los que aguantan todo para evitar el conflicto y luego nos resentimos? ¿Nos impacientamos cuando las cosas no salen como queremos? ¿Tomamos las críticas y sugerencias de manera personal? Aquí hay varios puntos de reflexión.

El trabajo se ha convertido en una gran fuente e estrés en nuestra cultura. Progresar es una gran motivación; pero las distracciones crónicas nos frenan y nos exigen reconsiderar nuestros hábitos. Con eso, me despido, cierro la computadora y me voy a mi casa con el gusto de haber encontrado un espejo en el que puedo ver áreas de mejora; y aún más, el de poderlo haber compartido con ustedes.

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